Jak kupować kserokopiarki?

Kupowanie kserokopiarki opiera się na głównej zasadzie - PRAWIDŁOWYM SPRECYZOWANIU WŁASNYCH POTRZEB oraz pamiętaniu o paru podstawowych faktach.

WŁASNE POTRZEBY określamy wg. klucza:

• Format papieru - A4 / A3
• Ilość osób korzystających z kserokopiarki
• Przybliżone obciążenie miesięczne (na podstawie zużycia papieru lub licznika kopii)
• Przeznaczenie kserokopiarki
• Czy zamierzamy w przyszłości rozwijać ją o dodatkowe opcje? (np. drukarka, faks, skaner)

FAKTY:

• Kiedy sprecyzujemy własne potrzeby - zawsze warto zaprosić fachowca. Korzyści - specjalista bezpłatnie i niezobowiązująco zweryfikuje je dla nas (żeby niepotrzebnie nie przepłacać, kupując maszynę zbytnio na wyrost) oraz uświadomi nam możliwości funkcjonalne różnych modeli (trudne do wykonania w trakcie rozmowy telefonicznej, a na podstawie naszych doświadczeń, takie informacje zawsze usprawniają wykonywaną pracę).
• Wizyty doradców powinny być DARMOWE. Nasi handlowcy są akurat uczuleni na fachowe i uczciwe doradztwo, ale na rynku niestety wciąż można spotkać firmy o nieetycznych zachowaniach. My działamy już długo i nauczyliśmy się, że obsługa klienta nie kończy sie na sprzedaniu maszyny, lecz na tym etapie dopiero zaczyna.
• Każda kopiarka, podobnie jak samochód, podlega konserwacji i okresowym przeglądom. Nie istnieje pojęcie KOPIARKA ZAWSZE DZIAŁAJĄCA i nie wymagająca serwisu. Jeżeli ktoś mówi inaczej, to wprowadza nas w błąd.
• Do każdej kserokopiarki trzeba kupować tonery. Dobrze jest więc zapewnić sobie pewnego dostawcę, który zaopatrzy nas w oryginalne materiały eksploatacyjne (przedłużą żywotność komponentów kopiarki oraz są bardziej wydajne, niż ich "tańsze" zamienniki).

• Im szybsza i droższa przy zakupie kserokopiarka, tym niższe koszta jej eksploatacji.
• Nie sugerować się jedynie początkową ceną zakupu, ale wyposażeniem oraz faktyczną wartością utrzymania urządzenia. Istotny jest także koszt rozbudowy (opcje) oraz obsługa posprzedażowa sprzedającego (zwłaszcza serwis).
• Urządzenia wielofunkcyjne są obecnie dużo bardziej wydajniejsze i mniej awaryjne niż w przeszłości, więc koszta ich utrzymania są dużo mniejsze.
• Jak w każdej branży urządzeń biurowych - najważniejszy jest doświadczony serwis i to o niego należy pytać.
• Wysoka jakość = oszczędności w czasie.
• Jakość kosztuje.
• Przy zakupie zwracać uwagę na takie pojęcia jak: wydajność bębna oraz wydajność tonera.
• Istotna jest także wydajność miesięczna maszyny podana przez producenta (kupujemy zawsze maszyny adekwatne do naszych potrzeb, ale zawsze z małym marginesem na przyszłe potrzeby).
• Kupujemy tylko urządzenia cyfrowe.
• Zwracamy uwagę, czy istnieje możliwość rozbudowania kopiarki w przyszłości (jeżeli kupimy maszynę, która po roku nie będzie odpowiadała naszym potrzebom, to przy jej sprzedaży zawsze stracimy. Dobrze jest więc zaopatrzyć się w sprzęt, którego w razie potencjalnej potrzeby będziemy mogli rozbudować, nie tracąc przy tym nakładów na zakup nowej maszyny).
• Warto korzystać z firm z dłuższym stażem i doświadczeniu (najlepszy dowód na to, że realizują poprawnie podpisane umowy).
• Jeżeli firma ma krótkie doświadczenie, koniecznie weryfikować ich kompetencje.
• Dzięki zaawansowanej technologii, obecne urzadzenia wielofunkcyjne z powodzeniem mogą pełnić funkcje skanera, drukarki sieciowej, kserokopiarki oraz telefaksu (funkcje do niedawna jeszcze nie osiągalne w jednym urządzeniu). Decydując się na taki produkt należy myśleć w kategoriach obniżenia całościowych kosztów firmy (tj. stopniowym wycofywaniu z eksploatacji mniejszych urządzeń oraz centralizacji ich funkcji = efekt w postaci niższego TCO).